Seit Jahren reduzieren Firmen ihre Mietflächen durch Desk-Sharing und sparen damit Kosten. Auch der Senat hat am 10. Mai 2022 die Umsetzung von individuell und dezentral festzulegenden Desk-Sharing-Quoten für Büroflächen beschlossen, die unter anderem auch Anwendung finden können, um eine effizientere Mietfläche pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter zu erreichen (22/9139, 9). Seit dem Beschluss ist leider noch keine Abmietung durch Umsetzung von Desk-Sharing erfolgt (Drucksache 22/11387).
Lediglich das Tool wurde bereits angeschafft. Das Amt IT und Digitalisierung hat im Zuge einer von Dataport durchgeführten Ausschreibung einen Rahmenvertrag mit der Gingco Systems GmbH für das Tool Gingco Share abgeschlossen. Das Tool befindet sich zurzeit in der Pilotierung und kann im Anschluss von allen interessierten Behörden für Desk-Sharing beauftragt und genutzt werden.
Laut Personalbericht 2022 der Stadt Hamburg sind 36,1 Prozent der Beschäftigten in Teilzeit und im April 2021 hatte der Senat angekündigt, dass die Verwaltung bis zum Jahresende einen Anteil von 30 Prozent an Telearbeitsplätzen erreichen soll. Ein großes Potenzial, um mittels Desk-Sharing Abmietungen vorzunehmen und Miete zu sparen.
Eine durchgeführte Abfrage bei Behörden, Landesbetrieben und Ämtern hat ergeben, dass die Hamburger Verwaltung rund 900.000 Quadratmeter Fläche in gemieteten und im Eigentum stehenden Büro- und Verwaltungsgebäuden nutzt. Es befinden sich rund 625.000 Quadratmeter in der Anmietung am privaten Drittmietmarkt und rund 275.000 Quadratmeter im Eigentum der FHH. Die Nettokaltmiete für die Anmietungen auf dem privaten Drittmietmarkt beträgt per Stichtag zum 12. April 2023 insgesamt rund 88 Millionen Euro p.a. (22-11549), wobei die Warmmiete deutlich höhere Kosten zur Folge hat. Es werden 143 Gebäude per Stichtag 12. April 2023 am privaten Drittmietmarkt angemietet.
Durch Desk-Sharing können um bis zu 30 Prozent der Flächen eingespart werden. Somit könnten die genutzten Flächen der Stadt Hamburg um bis zu 270.000qm reduziert werden. Insgesamt laufen rund 50 Mietverträge der Stadt Hamburg mit einer Gesamtfläche von rund 230.000 Quadratmeter und mit einer jährlichen Miete von 31,2 Mio aus (22-11549, 18).
Hätte der Senator Dressel seine Hausaufgaben gemacht, könnte der Senat bis zu 31,2 Mio. Euro durch Umsetzung von Desk-Sharing einsparen. Auch wenn eine komplette Einsparung aufgrund der Strukturen der jeweiligen Behörden nicht möglich ist, hätten sich hier durchaus Einsparungen im Millionenbereich erzielen lassen können. Es ist erschreckend, dass der Senat dieses Potenzial liegen gelassen hat, obwohl er doch – so hat er es öffentlichkeitswirksam verkündet – doch von den Mietkosten herunterkommen wollte.